Заказываем сайт: финальные шаги

Цель работы: найти подрядчика на разработку корпоративного сайта, договориться с ним на приемлемых условиях и получить желаемый результат (то есть работающий сайт).

1 шаг: Обзвон

Подробно процесс описывался здесь. Для тех, кому лениво или не хочется пересматривать предыдущую статью, повторюсь, что исходный список студий для обзвона можно взять с рейтинга Tagline «100 ведущих студий Рунета». Для начала смотрим данные агентств, занимающих с 10 по 30 позиции. Если среди них не находим тех, которые устроят по условиям, спускаемся по списку ниже.

Делаем в Excel таблицу с графами: номер, название студии, ссылка на портфолио, дата контакта, примерный бюджет проекта (если разные студии приводят данные в разных валютах, спрашивайте о внутреннем курсе и пересчитывайте все на рубли), примерное время реализации (переводите все в единую единицу: или месяцы, или дни), контактное лицо и как с ним связаться, дальнейшие действия. Лист переименовываем в «переговоры».

Звоним по телефону и задаем следущие вопросы:

1. Возьметесь ли?
2. Сколько примерно будет стоить проект (корпоративный сайт с формой обратной связи, без форума, без интернет-магазина)?
3. За сколько времени примерно сделаете?

Далее следует назначение встречи с теми, чьи условия показались вам приемлемыми.

Приличные студии не высылают коммерческое предложение до того момента, когда не смогут четко сформулировать условия дальнейшего сотрудничества. А для этого им требуется составить четкое понимание, что именно вы хотите получить в итоге. Поэтому результатом телефонного разговора станет не документ, а встреча, на которой будет получена информация, впоследствии положенная в основу КП.

2 шаг: Структура сайта

К встречам с профессионалами хорошо бы хоть немного подготовиться. Подготовка – это написание структуры будущего сайта, о которой мы весьма подробно рассуждали здесь.

Да, если вы планируете несколько языковых версий сайта, укажите это в структуре.

Структуру распечатываем и подписываем у всех начальников и кураторов, которые заинтересованы в создании сайта.

3 шаг: Встречи

Подробно о встрече было в статье про тендер. Там есть описание информации, которой было бы неплохо обладать. Обработать ее можно следующим образом:

В экселевском файле добавляем еще один столбец «встречи». В нем пишем дату переговоров, список участников (описываем как угодно: заносим данные с визиток, или «тетка и мужчина», главное, чтобы вы потом смогли восстановить в памяти примерные портреты и действия тех, с кем общались), результат (обещали прислать КП к такому-то, необходима еще одна встреча).

Моя рекомендация – не озвучивать на этом этапе бюджет, за который вы хотите сделать свой сайт, а посмотреть, какой прайс вам нарисуют специалисты студии в коммерческом предложении. Это даст некоторую свободу действий после, позволяя более свободно торговаться. Впрочем, решать вам.

4 шаг: Коммерческие предложения

В экселевском файле добавляем еще один лист, именуем его «КП».
В таблицу копируем названия веб-студий, которые обещали прислать нам коммерческое, а также данные контактного лица (внимание: в процессе переговоров человек может поменяться).

Дополнительно указываем дату, когда КП обещали прислать, дату, когда его прислали, ссылку на файл с присланным КП, стоимость проекта по КП, время реализации, дату предполагаемого завершения (если не указана, ее можно высчитать по сроку реализации), а также примечания, в которых вы укажете свои личные впечатления от КП.

Кратко, на что обращать внимание (более полная информация опять-таки в статье о проведении тендера):

1. Контактное лицо: указано ли, персонифицировано ли.
2. Ошибки в электронном документе: есть ли, сколько, присутствуют ли опечатки и неточности (вместо названия вашей компании присутствует название кого-то другого).
3. Таблица с этапами проекта: в наличии ли, насколько подробно расписана.
4. Сколько всего страниц в КП, сколько из них фактически посвящено описанию проекта.
5. Есть ли у веб-студии опыт работы с предприятиями из вашей отрасли.

5 шаг: Выбор подрядчика

Я говорю о ситуации действительного выбора подрядчика, а не о ситуации, когда проект отдают в работу знакомому генерального директора или агентству, которая предложит больший откат. Ага, я описываю тот самый гипотетически-идеальный тендер, который никто не видел, но о котором все знают.

Из списка, сформированного на предыдущих этапах, вычеркиваются:

1. Все студии, которые прислали КП позже назначенного срока.
2. Все студии, бюджет которых существенно (в два и более раза) выше среднестатистического.
3. Все студии, бюджет которых существенно (в два и более раза) ниже среднестатистического.
4. Все студии, общение с представителями которых на пре-сейле вам по каким-то причинам не понравилось.
5. Все студии, представители которых вам показались некомпетентными (ощущение степени компетенции у вас появится после того, как вы проведете пару встреч).
6. Приоритет имеют студии, которые уже работали с компаниями из вашей отрасли и эти сайты указаны в портфолио (на них есть ссылка с официальной веб-страницы студии).

У вас должен остаться список максимум из четырех претендентов. С ними вы проведете второй раунд переговоров.

6 шаг: Торг

На этом шаге помните анекдот про то, что систему можно сделать «быстро, качественно, дешево. Выберете два варианта из списка». Выберете два варианта из этого списка и… торгуйтесь.

Пригласите еще раз ваших возможных исполнителей и прогибайте их по цене, срокам и функционалу до необходимого вам оптимума. Поставьте их в известность о том, что они вышли в финал, но они не единственные финалисты. И от того, насколько выгодными окажутся их условия, зависит получение этого контракта. Безусловно, контракт должен оставаться интересным для исполнителей. Как только вы ощущаете в переговорах «звездность» второй стороны – приостанавливайте их. Если подрядчик существенно выше вас по оборотам и положению на своем рынке, значит, он будет гнуть вас по условиям, а не вы его. Это значит, что проект пойдет в том ритме, который выгоден студии, а не вам.

Делаете во все том же экселевском файле лист «финал» и туда вносите итоговые данные: название студии, срок реализации проекта, стоимость.

Лучшей звоните и заключаете договор.

7 шаг: Договор

Обязательно прочитайте его сами. Обязательно дайте его на аудит юристу.

Кроме, реквизитов сторон договор должен содержать:

1. Общую стоимость работ, и порядок ее внесения. А также условия внесения оплаты: размер предоплаты и постоплаты, какие условия должны быть выполнены агентством перед этим.
2. Сроки завершения как отдельных этапов работ, так и всего проекта.
3. Штрафные санкции в размере от 1 до 10% от общей стоимости проекта за каждый день просрочки.
4. Обязательно: условия внесения изменений в ТЗ и количество этих изменений, а также число вариантов дизайна, которые предоставляются в рамках бюджета, условия предоставления дополнительных вариантов.
5. Особо обратите внимание на условия расторжения договора и порядок расторжения. Будут ли возвращаться хоть какие-то средства, если сотрудничество будет прекращено? Если будут – то какие и когда.

8 шаг: Техническое Задание

Мы уже говорили о том, что такое техническое задание, а также, что составлять его должна студия. Вы должны будете ТЗ подписать.

Это сложный большой документ, в котором должны быть прописаны все требования к будущей системе, то есть к вашему сайту. Что по-хорошему там должно быть:

1. Описание версий браузеров, под которыми сайт будет корректно работать. Стандартно это: Internet Explorer v.5.0 и выше, Opera v.6.0 и выше, Firefox v.1.0.
2. Администрирование сайта: предусмотренная возможность изменения через систему администрирования управляющих тэгов (URL, title, description, keywords). За эту возможность ваши оптимизаторы потом вам скажут спасибо.
3. Хорошо бы, чтобы отдельно были описаны следующие модули: общие элементы, размещаемые на каждой странице (логотип и слоган, меню, подвал с контактами); главная страница; контентная страница (страница, содержащая тексты и фотографии); страница контактов с формой обратной связи, страница списка новостей (архив), страница одной новости, страница списка вакансий, карта сайта.
4. Хорошо бы, чтобы приводился список функций, которые реализованы в системе администрирования: возможность редактирования текстов разными авторами; система разграничения прав доступа, позволяющая публиковать статьи только определенным сотрудникам; хранение на сайте сообщений, полученных через форму обратной связи, а также ответов, которые были на них даны; возможность дать ответы или с помощью сайта, или с помощью почты и т.д.
5. Список элементов, которые можно менять через систему администрирования: пункты в меню, новые статьи, иллюстрации (и какие именно). К примеру, ответ на вопрос: «Можете ли вы своими силами сменить логотип?».
6. Указание на запланированный flash-ролик (если он запланирован), а также описание, каким этот ролик будет.

# # # #

Подписание ТЗ является первым рискованным этапом в ходе реализации проекта. Если эта статья показалась вам интересной, и из нее вы узнали много нового, последний совет: обратитесь за помощью к специалисту. Пусть человек, который хорошо разбирается в процессе разработки сайтов, консультирует вас, а также анализирует основные проектные документы. Поверьте, это поможет избежать многих трудностей, и, как следствие, дополнительных расходов.

В следующей статье — о том, как тестировать полученный таким образом дизайн.