Ворксекшен удобная система управления делегирования

В современных условиях ведения бизнеса необходим системный подход. Обычные записи на стикерах и бумажных блокнотах уже бессильны для эффективного управления проектами.

Работая в рекламном агентстве, я делаю макеты сайтов и полиграфической продукции. И всегда фиксирую потраченное время на выполнение каждого проекта. Это повышает эффективность выполнения каждой задачи и даёт общее представление на сроки, необходимые для выполнения той или иной задачи.

Предыстория

С того времени, когда стоимость работы определялась затраченным временем (метод почасовой оплаты), я стал пользоваться специальным шаблоном, сделанном в Excell (Кого интересует, напишите в комментариях — могу выслать шаблон по почте). Там нужно было написать клиента, название работы и время (начало и конец).

Потом, в конце отчётного месяца, вся проделанная работа фиксировалась в сводной таблице, где суммировалось время по каждому проекту.

В общем-то, такой способ фиксирования времени довольно примитивен, но при отсутствии каких-либо специальных сервисов всё же был весьма полезен, хотя и имеет ряд недостатков.

• Не возможно планировать выполнение задач.
• Нет напоминаний о предстоящих работах.
• Довольно трудоёмко учитывать время при частом переключении на мелкие задачи.

• Часы от минут нужно разделять только двоеточием, что часто создавало трудности при вводе, так как это зависит от текущей раскладки клавиатуры.

• Нет общего доступа для совместной работы.

Аналогичным образом весь список текущих проектов руководитель дизайн-студии записывал у себя в Excell-файле, что тоже, согласитесь, не очень удобно.

Собственная система управления проектами

Я предложил разработать систему учёта проектов для внутреннего использования. Она была реализована в виде сайта. Но функционал был минимален. Можно было добавить клиента, задачу, установить дедлайн, выбрать исполнителя и ответственного за проект и указать статус: «в работе», «на согласовании»,  «нет информации». При смене статуса на «завершено», работа отправлялась в архив.

Основное преимущество данная система имела в том, что каждый сотрудник мог применить фильтр и просмотреть все задачи, которые числятся на нём.

Но и эта система не удовлетворяла всем требованиям. Агентство постоянно создаёт рекламные кампании, ивент-мероприятия и акции для своих клиентов. И эти крупные задачи нуждаются в стратегическом панировании.

 Teamlab

Наши ребята мониторили существующие системы и нашли SaaS-версию Teamlab. TeamLab — это облачный офис для управления документами и совместной работы онлайн. Он создан для малого и среднего бизнеса.

Этим сервисом мы пользовались довольно продолжительное время. Учит времени в нем происходит после запуска счетчика. Это лучше, чем вписывать в форму Эксель, но не очень удобно, если забыл приостановить текущий, начав следующий.

По-моему успело смениться две версии. Но с каждым разом он становился все хуже. Чтобы посмотреть все текущие проекты, приходилось долго ожидать, пока открутится анимация с иконкой в виде воронки. Да и по ценам тоже не очень лояльные предложения.

В TeamLab существует ограничение пользователей, что совсем неудобно. Мы пользовались тарифом у которого следующие параметры:

21–30 пользователь 30 Гб дискового пространства за $100 в месяц.

Но когда добавились новые люди да и пополнилось количество внештатных сотрудников, Тимлаб отказался предоставлять те же услуги для 32 человек за $100, а из-за двух человек оплачивать пакет 200$ в месяц, согласитесь не совсем целесообразно. Учитывая, что глюков в нём было просто немеряно.

Особенно напрягали частые проблемы с доступностью сервиса. Естественно, в самое неподходящее время. В результате Тимлаб потерял одного клиента.

Worksection

Но мы за это очень благодарны нашему дорогому Тимлабу. Ведь если бы у них был такой замечательный сервис, то мы бы до сих пор не ничего не узнали бы о Worksection!

Во-первых, первое, что бросается в глаза — это великолепный дизайн интерфейса. Так как я работаю дизайнером, я не могу не отметить эту приятную особенность.

Во-вторых, тарифные планы у них куда лояльнее, чем в Тимлаб. Например, профессиональный пакет «Корпоративный» стоит 49$ в месяц.

Количество активных проектов — 50. Тарифные планы ограничивают только количество активных проектов. Количество архивных — не ограничено. Как собственно и количество людей, которые могут пользоваться вашим аккаунтом ничем не ограниченно. Правда места немного поменьше — 10 Гб. Но это для нас не критично.

Worksection постоянно улучшается и дорабатывается. Причем благодаря инновационности руководства, профессионализму разработчиков и фидбэку пользователей системы. Это происходит сразу на всех уровнях — логическом, визуальном и техническом. Всё делается для того, чтобы интерфейс был проще и удобнее. Буквально за месяц-два, сервис претерпел несколько изменений.

Например, добавились:

Повторяющиеся задачи

Повторяющиеся задачи, которые нужно делать снова и снова — теперь вам достаточно создать задачу один раз, установив ей период повторения и ограничения на их количество.

Появился обновленный раздел «Люди»

Новый проект и новая задача

Плавающее меню и прочие UI штуки

Учет времени

Отдельно хочется сказать об учёте времени. Такой реализации, как в Worksection, я еще нигде не встречал!

При запуске таймера, он сворачивается в верхнее меню, а не висит в виде отдельного окна как Тимлабе.

Если вам моментально нужно переключиться на другую задачу, просто запускайте новый таймер, о предыдущем можно не беспокоиться — он остановится автоматически.

Есть еще очень важное отличие: если комп зависнет или произойдет перезагрузка машины, таймер продолжает работать!

Метки

В Тимлабе не было статусов и не было меток. Мы привыкли в собственной системе назначать каждой задаче статус. Это упрощает понимание, что сейчас необходимо сделатьв первую очередь. В Тимлабе приходилось редактировать название проекта, дописав в скобочках «На согласовании» или другое состояние. Согласитесь это не совсем удобно. В Worksection на помощь приходят метки, которые кстати, можно создавать самому.

Ответственность

В ворксекшенреализована возможность передача ответственности. Это позволяет организовать запуск задач по цепочке исполнителей, которые после завершения своей части работы не закрывают задачу как сделанную, а передают ответственность следующему. Круто, правда? Между прочим, о добавлении такой возможности попросили пользователи системы.

В общем не буду перечислять все достоинства, просто их очень много — как говориться лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Если вы уже пользуетеесь какой-то системой учета проектов, попробуйте какое-то время вести свои проекты в одной и другой системе.

Зарегистрируйтесь в Worksection и поработайте с ним. Тогда вы с лёгкостью решите, что вам больше подходит и экономит массу времени, вдохновляя на продуктивную работу.

А какой системой учёта времени и управления проектами пользуетесь вы?